Ziele – Was soll erreicht werden?
Unter diesem Aspekt ist abzustimmen, warum man als Verantwortlicher diesen Prozess startet und was mit diesem Prozess erreicht werden soll. Was wären richtig gute Ergebnisse und woran wird deutlich, dass der Prozess erfolgreich war?
Klare Zielbilder schaffen Orientierung, Überzeugung und Identifikation – für Verwaltung, Politik und alle weiteren Beteiligten.
Spielfeld - wer spielt wie aktiv mit?
Eine umfassende Analyse des „Spielfelds“ ist wesentlich für den Prozesserfolg, denn diese beeinflusst wer an den Ergebnissen mitarbeitet, Einfluss nimmt und wer ggf. nicht. Wer ist Mitspieler? Wer sind relevante Akteure aus dem Umfeld? Welche Einflüsse/Ressourcen müssen beachtet werden? Was wirkt möglicherweise beschränkend?
Ein klar abgestecktes Spielfeld sorgt dafür, dass Beteiligung zielgerichtet ist und nicht beliebig.
Rollen – Wer entscheidet was?
Unklare Rollendefinitionen und Verantwortlichkeiten sind oft Stolpersteine in Prozessen. Wenn Entscheidungsbefugnisse nicht geklärt sind, Abstimmungen fehlen oder Verantwortlichkeiten diffus bleiben, leidet der gesamte Prozess. Prozessspezifische Rollenprofile, in welchen Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Kommunikationsregeln definiert und gegenüber dem Projektteam kommuniziert werden, vermeidet Prozessverzögerungen.
Prozess – ein klarer Fahrplan mit Flexibilität
Ein guter Prozess beinhaltet einen verlässlichen Fahrplan, welcher nicht in Stein gemeißelt sein muss, der aber klar aufführt, auf welche Art und Weise und zu welchem Zweck Akteure eingebunden werden. Neben Format und Methoden ist abzustimmen, wie eine Verstetigung angestrebt wird.
Denn eins ist sicher – es gibt kaum etwas Frustrierenderes als Ergebnisse zu produzieren, die anschließend nicht weiterverfolgt werden!
Kommunikation – Welche Botschaft soll kommuniziert werden?
Kommunikation ist weit mehr als Öffentlichkeitsarbeit. Sie sorgt dafür, dass der Prozess verstanden und mitgetragen wird. Zielgruppen, Botschaften und Kanäle sollten bewusst gewählt werden, um die mit dem Prozess verbundenen Ziele weiterzugeben.
